A könyvelőirodai rendszernek véleményünk szerint legalább a következő munkafolyamatokat kell segítenie:
- A könyvelői munka szervezése, adózási és egyéb határidők betartásának figyelése
- A hatóságokkal (elsősorban az adóhatósággal) való kapcsolattartás megkönnyítése
- A könyvelői (könyvelőirodai) munka mennyiségének és hatékonyságának a mérése
Ezen feladatok egy része, már most is megtalálható a WINTAX rendszerben, amely funkciókat a következő évben szeretnék az azóta felmerült, és megoldható igényekhez igazítani.
Ezeket a funkciókat a menükezelő “Egyéb” menüpontjaiban érhetik el, mint “Cégenkénti adónaptár” és “Adatkezelési napló“.
Cégenkénti adónaptár
A cégenkénti adónaptár most úgy működik, hogy a program a cégadatokban megadott adóbevallások és az időszakai alapján egy évre előre, havi bontásban, a teljesítés dátumával megképzi a teljesítendő adóbevallásokat, adatszolgáltatásokat (például havi áfa bevalló esetén minden hónapra létrehoz egy beadandó áfa bevallás tételt, figyelembe véve az ünnepnapokat, általában 20-val).
A WINTAX által ismert és kezelt bevallások mellett a kezelő további határidő bevallásokat, vagy más eseményeket vehet fel az adónaptárba (például azt, hogy melyik ügyfélnek mikor kell leadnia az anyagokat a számfejtéshez, könyveléshez stb.).
A WINTAX által kezelt bevallások véglegesítésekor a program a bevalláshoz beírja a véglegesítés dátumát (véglegesítve), illetve a beküldés dátumát (az adóhatósághoz beküldve).
Az adónaptár határidő figyelési rendszere jelez, ha valamilyen határidő közeleg, vagy elmúlt és az esemény nem valósult meg (nincs beküldve az áfa bevallás, vagy a 08-as bevallás stb.).
Van olyan lekérdezés is, amely az összes könyvelt cégre kijelzi, hogy mely cégek bevallásai nincsenek rendben, milyen egyéb események késnek (pl. melyik cég nem hozta (küldte) be a bizonylatait).
A cégenkénti adónaptárt több évvel ezelőtt fejlesztettük, az alapjai jók, de eljárt az idő felette. Például abban, hogy nem csatoljuk vissza az Ányk-ból kinyerhető információkat, vagy abban, hogy nem gyűjtjük össze a NAV levelezéséből az értesítéseket, nyugtákat. Mindkét hiányosságot pótolni fogjuk a következő évben.
A kimutatások sem minden esetben jól használhatók és áttekinthetők, és szeretnék felerősíteni a cégeken átnyúló információk kinyerését is, hogy az adatok felhasználókhoz és könyvelőirodai szinten átláthatóbban legyenek hozzáférhetők.
Adatkezelési napló
Az adatkezelési napló jelen állapotában naplózza, hogy a felhasználók mikor léptek be az adatbázisba, és mikor léptek ki, és ezalatt az idő alatt a WINTAX rendszer melyik programjában dolgoztak, mennyi bizonylatot rögzítettek vagy módosítottak.
Ezeket az információkat, egyelőre cégenként le is lehet kérni összesítve (csak a bizonylatok száma), vagy részletesen (az érintett bizonylatok is megjelennek).
Ügyfeleink kérésének megfelelően, a következő évben az adatkezelési naplót úgy fejlesztjük tovább, hogy a bizonylatok szerinti bontásban is meg tudjanak jelenni (pl. a kettős könyvvitelben napló szerinti bontásban, a bérszámfejtő programban a bérszámfejtő programban a számfejtések jogviszony bontásban stb.).
A másik fejlesztési irány, hogy az adatkezelési napló adatait több cégre is le lehet kérdezni, például, hogy egy felhasználó (könyvelő, számfejtő) a vizsgált időszakban, mely cégekben, mennyi munkát végzett. Ezt az információt tehát felhasználónként, azon belül cégenként, programonként, programonkénti összesítéssel lehet majd lekérdezni. Az eredményeket elsősorban excel kimenetként gondoljuk, a kinyert adatok tovább feldolgozhatósága érdekében.