WebTax – Bejövő bizonylatok rögzítése XML, PDF, JPG, PNG, TIFF, ZIP fájl feltöltéssel, kezelés, módosítás, törlés

 

A beérkező bizonylatokat nem csak manuálisan lehet rögzíteni a WebTax rendszerbe, hanem a számítógépen található fájlokból kiválasztva fel lehet tölteni, mellyel időt takaríthatunk meg.

A bejövő bizonylatok menüpont jobb felső sarkában található egy felfelé mutató nyíl, mely ikon a számítógépen tárolt bejövő bizonylatok feltöltését teszi lehetővé a WebTax-ba. Ez lehet PDF, JPG, PNG, TIFF kiterjesztésű file. A legideálisabb, ha NAV XML-lel rendelkező PDF file-t  tölt fel. (Figyelem! Scannelt bizonylatokat nem ismer fel a rendszer!)

NAV XML-lel rendelkező bejövő bizonylat feltöltése

Bejövő bizonylatok_fájl feltöltés

 

 

Fájl kiválasztása gombra kattintás után Bejövő bizonylatok_fájl feltöltés_fájl kiválasztás

 

a Fájlkezelő megfelelő könyvtárából kiválasztható a feltölteni kívánt dokumentum és aBejövő bizonylatok_fájl feltöltés_fájl kiválasztás_kezelőből

 

 

Feltöltés gombra kattintva feltöltheti a WebTax rendszerbe.Bejövő bizonylatok_fájl feltöltés_fájl kiválasztás_kezelőből_kiválasztva_feltöltés

 

 

A feltöltést követően a monitoron megjelenik a feltöltött bizonylat és mellette, jobb oldalon, egy másik felület, melyen a dokumentum WebTax bejövő bizonylataiba történő rögzítését teheti meg.

Ha NAV XML-lel rendelkező dokumentumot tölt fel, szinte semmi dolga nincsen, mert a WebTax felismeri az összes adatot.  Néhány mezőt kell csak kiválasztania, kitöltenie.

Elsőként meg kell adja a bizonylat típusát, és ha már rendelkezésre áll a számlához  Befizetés/Számla kiegyenlítés, akkor annak dátumát és összegét kell beírnia.

Ezenkívül a megjegyzés rovatba beírt szövegezést kell átmásolnia/átírnia a szövegdobozba.Bejövő bizonylat_fájl feltöltés_feltöltött számlakép2

A bizonylat rögzítése gombra kattintás után a bizonylat mentésre kerül.

Ha nem tudja, hogy a bizonylat, melyet feltöltött NAV XML-lel rendelkezik e, az alábbiak szerint ellenőrizheti:

Miután feltöltötte a rendszerbe a bizonylatot megjelenik az eredeti bizonylat és rögzítő felület. A bal oldalon található ikonra kattintva az eredeti bizonylatunkat eltolva,

Bejövő bizonylatok_fájl feltöltés xml ellenőrzés ikon1

 

 

kisebb bélyegképben is megtekinthető a dokumentum.

Bejövő bizonylatok_fájl feltöltés xml ellenőrzés ikon3

A gémkapcsot kiválasztva láthatóvá válik a PDF-hez csatolt fájl. Jelen esetben 9.xml. Azaz a bizonylat, mely feltöltésre került tartalmaz NAV XML-t. (a teljes baloldali képhez nagyító melletti ikon ismételt megnyomásával lehetséges)

Bejövő bizonylatok_fájl feltöltés xml ellenőrzés ikon2

 

 

 

 

 

 

 

NAV XML-lel NEM rendelkező bejövő bizonylatok feltöltése

Ha NAV XML-lel NEM rendelkező bizonylatot rögzít, de az jó minőségű PDF, JPG, PNG  vagy TIFF file, akkor az alábbiak szerint van lehetőség a rögzítésre.

A file feltöltése után ismételten megnyílik az ablak, melyben a két „bizonylat” egymás mellett található. A bal oldali a feltöltött dokumentum, a jobb oldali a  rögzítő felület.

Fájél feltöltés manuális rögzítés1

 

 

 

 

A bal oldali dokumentumot figyelve manuálisan kitölthető a jobb oldalon lévő rögzítő ablak. Válassza ki a bizonylat típusát, majd a Partner/Szállító adataira kattintva egy új kis ablak jelenik meg, melybe belépve a Szállító adatait rögzítheti.

Fájl feltöltés manuális bizonylat rögzítés nem nav xml-lel

 

 

 

 

 

A fejléc adatok kitöltése után a tétel adatok következnek.

Ha mindent „átírt” a rögzítő felületre a Bizonylat rögzítés gombbal az adatok mentésre kerülnek.

Fájl feltöltés manuális bizonylat rögzítés bizonylat lezárás

A bejövő bizonylatainknál megnézhetjük, hogy az a tétel rögzítésre került.

Fájl feltöltés manuális rögzítés_éerögzített bizonylat megtekintése

 

 

 

 

A bejövő bizonylat rögzítését egy úgynevezett OCR segítségével is megteheti, mely egy “karakter felismerő” és a WebTax program részét képezi. A feltöltött bizonylaton egérrel ki kell jelölni (lila színű háttere lesz) a másolandó szöveget

bejövő bizonylatok_fájl feltöltés_OCR használat1

és szintén egér segítségével „át kell húzni” a rögzítendő (jobb oldali) felületre. Ennek feltétele, hogy a PDF, JPG, PNG, TIFF fájl nagyon jó minőségű legyen.

bejövő bizonylatok_fájl feltöltés_OCR használat2

Amennyiben nem minden adat “másolható” a fenti módon át a rögzítő felületre, akkor vegyesen is megoldható. Azaz, amely karaktereket felismeri a rendszer azt “áthúzza”, amely karaktereket nem ismeri fel, azokat pedig manuálisan berögzítheti.

Bizonyos adatokat – mint például dátumok, adószám – megpróbálunk a felismert szövegek közül rögtön “helyére” tenni. Ezek köre és felismerési hatékonysága folyamatosan bővülni fog.

Bejövő bizonylat módosítása-törlése

A szerkesztés gombra kattintva nyílik meg a

Bejövő bizonylat_módosítása

korábban rögzített számla, mely adatait javíthatjuk. A bizonylat módosítása gombra kattintva menti el az adatokat. Törlés gombbal az egész bizonylat törlésre kerül.Bejövő bizonylat_módosítása_törlése

 

 

 

 

 

 

 

NAV XML feltöltése

A WebTax lehetőséget ad arra, hogy NAV XML-t töltsön fel a bizonylat rögzítéséhez.

A fentiekben már leírt módon töltse fel a NAV XML-t, mint bármilyen korábban említett fájlt. (PDF, JPG, PNG, TIFF)

Bejövő bizonylatok_fájl feltöltés NAV XML első lépés feltöltés

Bejövő bizonylatok menüből indulva a feltöltés funkció megnyomása után a WebTax átugrik a Fájl feltöltés menübe:

Bejövő bizonylatok_fájl feltöltés NAV XMLfeltöltés

A feltöltést követően, a monitoron bal oldalon megjelenik a NAV XML tartalma és mellette, jobb oldalon, egy másik felület, melyen a WebTax bejövő bizonylataiba történő rögzítését teheti meg. (ekkor a rendszer a Fájl feltöltés menüből visszatér a Bejövő bizonylatok menüpontra)

Bejövő bizonylatok_fájl feltöltés NAV XMLfeltöltés és rögzítési felület

 

A NAV XML séma soraiban a bizonylatra vonatkozó információk kiszűrhetők, így ott ellenőrzésre is van lehetőség. Alább néhány példa látható:

Bejövő bizonylatok_fájl feltöltés NAV XMLfeltöltés és rögzítési felület ellenőrzési pontok

Amennyiben ezt nem kívánja megtenni, akkor a bizonylat rögzítés gombra kattintás után mentheti az adatokat. Ellenőrzését pedig megteheti később a bizonylat/dokumentum beérkezését követően.

ZIP (tömörített) fájl feltöltése

Egy-egy nagyobb, sok oldalas számla képe esetén, ha tömörített fájlként kapja meg, akkor azt a rendszer feltölti-kicsomagolja és felkínálja rögzítésre. A folyamata a fent leírtak szerint történik.

Ebben az esetben is fontos megjegyezni, hogy a NAV XML-lel rendelkező, vagy jó minőségű PDF, JPG, TIFF, PNG fájlok feltöltés utáni rögzítését teszi lehetővé nagyon könnyen a rendszer.  A rosszabb minőségű fájlok esetén manuális beavatkozás szükséges a rögzítéskor.

Figyelem! Egy fájlba tömörített, de több, különböző Partner, különböző számlaszámú számla képeinek feltöltés utáni kicsomagolás és rögzítésére nincs lehetőség, azaz egy tömörített fájlba egy számla (PDF/JPG/PNG/TIFF) (kép)fájljai kerüljenek.