WebTax - Pénztár (házipénztár) kezelés - Novitax - Ügyviteli és könyvelő programok tudástára

Pénztár (házipénztár) kezelés

A WebTax programot kiegészítettük pénztár (házipénztár) vezető funkcióval.

Az új funkció használatához a Törzsek/Pénztárak menüpontban nyithatók meg a pénztárak (HUF, Deviza…stb)

rögzíthető a nyitó pénztáregyenleg és pénztáranként itt állíthatók be a pénztárvezetési szabályok.

Kialakíthatóak a bevételi-kiadási pénztárbizonylatok és a pénztárjelentés előtag és sorszáma. A Példasorszám-nál ellenőrizni lehet a megadott előtag és sorszám kinézetét, pénztárbizonylat nyomtathatóságát, Főpénztárt, munkaszámot, költséghelyet adhat meg, kontírkódot….stb.

A beállítások változtathatóak addig, amíg a pénztárbizonylatot nem vette használatba. (Az NTAX és TAXA könyvviteli rendszerekbe az előtag és a sorszám hossza nem lehet több 10 karakternél.)

Ha van Főpénztára azt is itt állíthatja be pipálással.

A Pénztár menüben az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésre:

Pénztár kiválasztás

A Törzsek/Pénztárak menüben létrehozott pénztárakból lehetséges választani.

A Pénztár kiválasztás gombra kattintás után (ha már használtuk a pénztárat) a legutóbb használt pénztár megnyílik már dolgozhatunk benne.

Látható a pénztár egyenlege (bal oldalon felül). Jobb oldalon látható a Pénztár váltás gomb és Kilépés a pénztárból gomb.

Kiválasztást követően a Bizonylatok, vagy Pénztári tételek menüben hozható létre kiadási vagy bevételi pénztárbizonylat.

A Pénztár váltás gombbal pénztárt tud kiválasztani/változtatni, ha nem a legutóbb használt pénztárat szeretné használni.

Bizonylatok– Új beállítás (pénztáraknál): alapértelmezett dátum mai nap. Az új bizonylatok alapértelmezetten az előző bizonylat dátumát kapták eddig, ez új beállítással az alapértelmezett dátum az aktuális nap. Ennek beállítása adott pénztár törzsében található meg:

A Bizonylatok menüben lehetséges a kiadási és bevételi pénztárbizonylatok elkészítése.

Jobb oldalon felül választható ki, hogy kiadási pénztárbizonylatot, vagy bevételi pénztárbizonylatot szeretne elkészíteni.

– kiadási pénztárbizonylat

Látható továbbra is a kiválasztott pénztár egyenlege, a bizonylat sorszáma, iránya, dátuma, kelte.

Majd a Bizonylat tételei következnek. Fenti esetben Pénztáros Petra részére elszámolási előleg kiadása történik 50.000,- Ft összegben.

A tétel mellett található További adatok ikonra kattintás után megadható a munkaszám, költséghely, kontírkód.

Ebben az esetben Pénzforgalmi partnert nem szükséges megadni.

Ezt abban az esetben kell használni, ha a Kiadási pénztárbizonylaton számlával/számlákkal számolna el Pénztáros Petra. Ekkor a Partner a számla kibocsátója lesz, a Pénzforgalmi Partner pedig Pénztáros Petra.

Kitöltésre kerül a Partner neve, ebben az esetben a Bemutató Cég Kft., majd a További adatok gombra kattintás után a WebTax megmutatja a Bemutató Cég Kft. rögzített számláit. Ebből kiválasztható, hogy mely számlával kíván elszámolni.

Kiválasztás után,

kék színnel látszik a Kiválasztva gomb. Ha még sem ezt a számlát szeretné, a mellette lévő szemetes ikonra kattintva törölhető és kikereshető másik számla.

Ha a számla megfelel gördítsen le és az OK gombbal mentse le a kiválasztást. Ezt követően a kiadási pénztárbizonylatra áll a rendszer és látható, hogy a bejövő számlán szereplő összeget kitöltötte.

Ezt követően a Pénzforgalmi Partner, a Pénztáros, Utalványozó, Kiállító és az Ellenőr nevének kiválasztását lehet megtenni.

– Pénztárbizonylatoknál már rögzítéskor is látszik a tételhez kapcsolódó, kiegyenlítendő bizonylat

– Új beállítás (pénztáraknál): Kiállító és pénztáros összevonása

A beállítás a Pénztárak menün belül az adott pénztár törzsében található.

Ennek eredményeként a két adatot új pénztárbizonylat kiállításánál összevonja a program, így lehet egy személyként kezelni:

Az Eseménynaplóban beállítható, hogy Könyvelésbe nem feladható, vagy Könyvelésbe feladható/könyvelhető e a pénztárbizonylat.

Ezek után a pénztárbizonylat lezárható (vagy új tétel rögzíthető a bizonylatba). Lezárás után nyomtatható a pénztárbizonylat. (ha azt a Törzsek/Pénztárak menüben a Kiadási pénztárbizonylat szabályainak beállításakor bepipálta.)

– Pénztár bizonylat nyomtatási kép optimalizálás: most már elfér egy oldalon 3 példányban egy 5 tételes bizonylat. Ehhez a beállítás a Cégbeállítások/Beállítás fülön található:

– Beállítás változás (Cég beállításoknál): partner cím adatok megjelenítése a pénztárbizonylaton. az eddig igen/nem helyett megadható, hogy csak a bizonylat fejlécén, csak a tételeknél, mindkét helyen, egyik helyen se jelenjen meg az adat

– Új ellenőrzés: a 1.5M forintos partnerenkénti havi határ ellenőrzése pénztárbizonylat zárásakor

WebTax / Cégbeállítások / Beállítások

Havi készpénzes határ ellenőrzése költséghelyenként csoportosítva

A cégbeállításoknál található funkcióval a program a pénztári tételhez kapcsolt számlán lévő tételeket is figyeli költséghelyenként összesítve (amennyiben a költséghely, mint szerződés van nyilvántartva a programban). Így, ha a partner egy költséghelyként szerepel vagy egy költséghelyet képvisel a számlán, akkor a figyelmeztetés ekkor is megjelenik, amennyiben költséghelyenkénti összesítésben átlépi a 1,5 milliós készpénzes forgalom határát.

Nyomtatás vagy a mégse gomb megnyomása után a rendszer visszaáll a kiválasztott pénztár listaoldalára.

– Bevételi pénztárbizonylat

A Bevételi pénztárbizonylat hasonló módon készíthető el, mint a kiadási pénztárbizonylat.

Pénztári tételek

A Pénztári tételek lista oldal abban tér el a Bizonylatok menütől, hogy ott látható a Partner (nem a Pénzforgalmi partner), a kitöltött megjegyzés mező és a kapcsolódó számla sorszáma. Itt hasonló módon készíthetőek el a kiadási és bevételi pénztárbizonylatok, mint a Bizonylatok menüben.

Korábban elkészített pénztárbizonylat megtekintése/módosítási lehetőségek

Egy korábban elkészített pénztárbizonylat megtekinthető képernyőn a Szerkesztés gombra kattintva.

Lezárás előtt a dátum, a bizonylat tételei, a Pénzforgalmi Partner, a Pénztáros, a Kiállító, az Utalványozó, az Ellenőr, és a könyvelhetőség is módosítható a Bizonylat szerkesztése gombra kattintás után:

Lezárást követően a bizonylaton csak a Könyvelési adatok szerkeszthetőek!

pl:

PDF-ben megnyitható és nyomtatható, illetve Sztornózható a bizonylat.

Pénztárjelentések

A Pénztárjelentések menüben az elkészíthető/lezárható pénztárjelentések találhatóak.

Nyitott lakattal jelezzük az elkészíthető/lezárható pénztárjelentéseket. Részletek gombra kattintás után láthatóak a bizonylatok, melyeket a pénztárjelentés tartalmaz:

Amennyiben a listában/jelentésben van olyan pénztárbizonylat, mely nem került lezárásra azt itt is nyitott lakattal jelöljük. Ebben az esetben a pénztárbiznylatot a Bizonylatok vagy a Pénztári tételek között meg kell keresnie, ellenőriznie, majd, ha mindent rendben talált lezárnia. Ha nem megfelelő a pénztárbizonylat még módosítható vagy törölhető.

Ha rendezte a nyitott pénztárbizonylatot a Pénztárjelentés menüben újra kikeresi az adott jelentést, és ismét a Részletek gombra kattintás után megjelenik a lista.

Ha nincs nyitott pénztárbizonylat bal oldalon, alul megjelenik piros alapon a Jelentés lezárása: címletezés gomb.

Itt megadható a pénzkészlet címletezése, de ha nem szeretné tételesen megadni a címletek darabszámát lehetősége van egy úgynevezett Automatikus címletezésre.

A címletezés utána Pénztárjelentés lezárása következhet, mely előtt a rendszer rákérdez, hogy biztosan le szeretnénk zárni a jelentést:

Nem válasz esetén még módosításra van lehetőség, vagy kiléphet a pénztárjelentés lezárásából.

Igen válasz esetén a lezárást folytatni tudja, majd visszatér a rendszer a Pénztárjelentés lista oldalára.

A lezárt Pénztárjelentés mellett található Részletek gomb legördülő menüjében

PDF letöltésre van lehetőség.

A Részletek gomb kiválasztásakor képernyőn jelenik meg a Pénztárjelentés. Itt is lehetőséget adunk arra, hogy PDF-ben letölthesse azt. A képernyő alján, alul, bal oldalon a PDF letöltés ikonra kattintva.

– Pénztárjelentés zárásnál lehetőség van címletezéstől eltérő összeggel is zárni (eltérés rákerül a jelentésre, de nem görgetjük)

Pl.:

Elszámolások

Az Elszámolások menüben a Pénztár és Főpénztár között elszámolásokat, Főpénztár-Pénztár, Pénztár-Pénztár között készpénz átadásokat lehet elkészíteni.

A “+” gombbal lehetséges új elszámolást/készpénz átadást elindítani.

Felül látható, hogy mely pénztárban van jelenleg, megadható a dátum, a jelleg; mely elszámolás vagy készpénz átadás lehet. Meg kell adnia a célpénztárt (hova helyez át készpénzt, illetve melyik pénztárral számolna el) Elszámolásra használt Partner (általában a pénztárt kezelő, pénztáros). Majd a bizonylat tételei következnek. A készpénz összeg megadását követően (elszámolás esetén utalvány is lehet) az elszámolás létrehozása gombra kattintás után a rendszer automatikusan elkészíti a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárban.

Készpénz átadás

Fenti példa szerint a Forintos Pénztár (HUF1) -ből készpénz átadás történik a HUF HUF Pénztár-ba 100.000 Ft összegben.

A bizonylat nyomtatható, majd a rendszer visszatér az Elszámolások menübe:

Látható a Bizonylatok

vagy a Pénztári tételek menüben, hogy

elkészült automatikusan a kiadási pénztárbizonylat:

Ezt követően a Pénztár váltás gombra kattintás után ki kell választani azt a pénztárt, ahova a készpénzt átadta. (jelen esetben a HUF HUF Pénztár-t) (Ez abban az esetben, ha a pénztárakat más és más Felhasználó használja, akkor nem kell átlépni a pénztárakba mert minden Felhasználó a saját pénztárát használja.)

ahova a készpénzt átadta. (jelen esetben a HUF HUF Pénztár-t)

Átlépést követően látható, hogy a HUF Pénztár (HUF) elnevezésű pénztár Elszámolások menüjénél világoskék mezőben egy szám jelent meg. (1) Ezzel jelzi a rendszer, hogy a HUF Pénztár (HUF)-ba érkezett egy elszámolás/készpénzátadás bizonylat.

Az Elszámolások menüre kattintás után láthatóak az eddigi elszámolások és kihelyezések.

Jelen esetben a felső sorban látható a 100.000,- Ft összeg, mely a HUF1 pénztárból került átadásra. A nyitott tételt, melyet még nem “fogadtunk el” nyitott lakattal kerül jelölésre.

A Szerkesztés gombra kattintást követően megnyílik a bizonylat és látható annak minden részlete:

Az Elszámolás/KP kihelyezés elfogadása gombra kattintás után még egy figyelmeztető üzenetet kap, mely arról értesít, hogy:

“Elszámolás/KP kihelyezés

Az elszámolás/KP kihelyezés elfogadásával a bevételi bizonylat automatikusan kiállításra fog kerülni. Biztosan elfogadja az elszámolást/KP kihelyezést?

Igen, válasz esetén a rendszer elkészíti automatikusan a bevételi pénztárbizonylatot és visszaáll az Elszámolások/Kihelyezések menü listaoldalára.”

Amennyiben a HUF Pénztárban bepipálásra került, hogy a pénztárbizonylatok elkészülését követően nyomtatásra kerüljenek, akkor az, az igen válasz esetén itt is automatikusan megtörténik.

Az elkészült bizonylat megtekinthető a Bizonylatok és/vagy a Pénztári tételek oldalon.

Bizonylatok:

Pénztári tételek:

Elszámolás készítése Pénztár és Főpénztár között

Elszámolás készíthető Pénztár és Főpénztár között. Milyen esetben használható: nap végén, vagy napközben pénztár záráskor. Vagy, ha a Cég pénztárkezelési szabályzata szerint a Pénztárban a nap folyamán több készpénz van, melyet át kell adnia a Főpénztárnak. De egyéb más esetben is használható.

Az Elszámolások menüben “+” gombbal indítható el az elszámolás.

Példa: Pénztár és Főpénztár közötti elszámolás

A példa szerint a HUF Pénztár a HUF1 Forintos pénztárral (mely Főpénztárnak van beállítva – alábbi képen látható) elszámol.

A HUF Pénztár egyenlege: 233.685 Ft, ebből 200.000 Ft-tal számol el. A többi 33.685 Ft nyitó pénzkészletnek marad a HUF Pénztárban.

Az Elszámolás létrehozás gomba kattintás után automatikusan elkészül a kiadási pénztárbizonylat, mely nyomtatható:

Kinyomtatása után a rendszer visszaáll az Elszámolások/Kihelyezések menübe, ahol látható, hogy az adatok rögzítésre kerültek:

A HUF Pénztár egyenlege:

A HUF1 Forintos pénztár Elszámolások menüjénél megjelenik egy szám. Mely jelzi az adott pénztárnak, Elszámolás vagy Készpénz kihelyezés érkezett:

A HUF1 Forintos pénztárt vezető az Elszámolások menübe belépését követően láthatja, hogy nyitott tételt

Részletek gombra kattintás után megjelenik tételesen, ahol látható, hogy a

HUF Pénztár, mely kiadási bizonylatán a Forintos Pénztárnak készpénzt ad át elszámolásra. Ez pedig elfogadásra vár a Forintos Pénztárba.

Ha mindent rendben talál, akkor az Elszámolás/KP kihelyezés elfogadás gombra kell kattintania. Érkezik a figyelmeztető üzenet, hogy valóban el akarja e fogadni:

Igen válasz esetén a bevételi pénztárbizonylat automatikusan elkészül, mely nyomtatható:

Nyomtatás után visszatér a rendszer az Elszámolások menübe, ahol látható, hogy a bevételi pénztárbizonylat elkészült a Főpénztárban:

A Bevételi pénztárbizonylat és a tételei a Bizonylatok

és a Pénztári tételek menüben megtekinthető.

Pénztárak

Itt láthatóak a létrehozott pénztárak, itt lehetséges a “+” gombra kattintás után új pénztárt létrehozni. Vastagon szedve látható, hogy jelenleg mely pénztárban van. (ezt felül fekete alapon is mutatja a rendszer minden menüpontban)

Lehetséges itt is Pénztárváltás, a fenti gombra kattintással és Kilépés a pénztárból.

A Részletek gombra kattintva megnyílik a kiválasztott Pénztár, melyben az adott pénztárra vonatkozó beállításokat teheti meg. (erről a leírás elején olvashatott)

FONTOS VÁLTOZÁS!

A számlák/előlegszámlák automatikus kiegyenlítése beállítási lehetőség a Cégbeállítások/Számla beállítások menü alól további módosítással átkerült a Törzsek/Számlatömbök beállításokhoz.

(Eddig a beállítástól függetlenül automatikus egyszerű kiegyenlítést kapott minden készpénzes számla/előlegszámla.)

A változtatással a készpénzes bizonylatok automatikus kiegyenlíthetőségére 3 féle lehetőség közül választhatnak.

A Pénztárt használók, avagy nem használók részére is fontos beállítás található itt!

nincs kiegyenlítés

Ebben az esetben a készpénzes számlák nem kerülnek automatikusan kiegyenlítésre, azokat külön pénztárbizolnylaton lehetséges kiegyenlíteni.

Pl: kimenő készpénzes számla elkészítését követően a rendszer visszaáll a Számláim lista oldalra és látható, hogy a Hátralék oszlopban összeg található.

Ha nem használ pénztárt, de még sem szeretné, hogy a rendszer automatikusan kiegyenlítse a számláit, akkor a Részletek legördülő menüben a Kiegyenlítések-nél egyenlítse ki a számlát.

Ha használ pénztárt, de a nincs kiegyenlítést választja (nem szeretné az automatikus kiegyenlítést), akkor készítsen a számlára bevételi pénztárbizonylatot a már fent leírtak alapján.

egyszerű kiegyenlítés

Pl: a számla elkészítését követően a készpénzes számlát automatikusan kiegyenlíti a rendszer.

Hátralék nem mutatkozik. (ez a korábbi működés)

Akkor érdemes ezt választania, ha nem vezet pénztárt.

pénztári kiegyenlítés

A számla kiegyenlítését követően a rendszer automatikusan megnyitja az Ön számára a Péntárbizonylatot (jelen esetben bevételi) abban a pénztárban, melyet legutóbb használt:

Itt még kiegészítheti a pénztárbizonylatot, könyvelhetőséget állíthat, majd lezárhatja a pénztárbizonylatot. Ha a nyomtatás be van állítva a Pénztárnál, akkor nyomtatható is. Mind a Bizonylatok, mind a Péntári tételek menüben látható lesz a pénztárbizonylat.