vissza a weboldalra
Számla import (beolvasás) a kettős könyvviteli programba
A kettős könyvviteli modulba (NTAX) beolvashatók bármilyen számlázó programból kinyert kimenő számlák, de ugyanúgy lehetőség van a bejövő bizonylatok, banki, pénztári és vegyes bizonylatok beolvasására is.
Az importálás feltételei
Az importálás akkor sikeres, ha az importálandó csv formátumú file megfelel a specifikációnak mind tartalmi, mind formai szempontból.
Az importálás (feladás) során a kettős könyvviteli program ellenőrzi a file helyességét és azokra a bizonylatokra, amelyek esetében hibát talál, hibaüzenetet ad. A hibaüzenet alapján javítható a csv file. A hibátlan bizonylatok természetesen feladásra kerülnek akkor is, ha a csomagban volt hibás bizonylat. A javítás után a teljes csomag feladása megismételhető, a már korábban feladott bizonylatokat a rendszer felismeri, és nem adja fel ismételten.
A legtöbbször előforduló hibaüzenetekről és azok javításáról az alábbi bejegyzésben találnak információt:
Feladási hibák és azok javítása
Az importáláshoz szükséges specifikáció
A feladni kívánt file összeállításához az alábbi leírást kell figyelembe venni, ennek szabályai mentén kell kialakítani az importot. Néhány egyszerűbb példa található a példa file-ben, aminek segítségével könnyen értelmezhető a specifikáció.
A beolvasás menete
A beolvasás indításához az NTAX, Feladási modul, Számlák bemásolása külső file-ból menüpontot kell elindítani. Felhívjuk a figyelmet, hogy a Feladási modul menüpontjai külön előfizetéshez kötöttek, így használatuk előtt érdemes meggyőződni arról, hogy rendelkezünk-e érvényes regisztrációval.
Metódus: a jelöléssel választható ki, hogy beolvasni szeretnénk vagy korábbi beolvasást visszatörölni.
A törlésre való átállítással a paraméterablak plusz információkkal bővül:
A program jegyzi az egyes feladásokat, így akár a korábban indított feladási csomagokból is választhatunk, hogy melyeket szeretnénk visszatörölni. Amennyiben nem választunk, úgy minden feladott csomag bizonylatai visszatörlésre kerülnek.
Elérhető a dátumszűrés is, ez a választható csomagoktól függetlenül, vagy ezekkel kombinálva használható. A két feltétel “ÉS” kapcsolatban áll egymással.
A feladáskor pipálható mezők beállításával kiválaszthatjuk, hogy mely bizonylatokra induljon a feladási metódus:
A bizonylatok szűrhetők dátumaik alapján is, tól-ig intervallum adható meg a bizonylat keltére vagy a teljesítésre.
A szinkronizálás lényege a kettős könyvviteli program és a beolvasandó adatbázis eltérő partnereinek összevezetése, illetve a nem létező partnerek újként adatként való rögzítése a kettős könyvviteli program partnerállományába.
Adószám+Név+helység+cím alapján
Bizonylatok beolvasásakor a feladási modul a beolvasandó bizonylathoz tartozó partnert megpróbálja megkeresni adószám, név és cím alapján a kettős könyvvitel állományában. Amennyiben megtalálta, akkor azt automatikusan összepárosítja, így a beolvasandó bizonylat pontosan ugyanarra a partnerre kerül. Ha nem talál ugyanilyen adószámú, nevű és című partnert, akkor a leginkább hasonlító partnernél megáll és a kezelőre bízza a döntést: ilyenkor a kezelő jóváhagyhatja a találatot, azaz összepárosítja a két adatbázis partnerét vagy újként rögzíti a beolvasott partnert a kettős könyvvitel partnerállományában. A Partneradatok felülírása funkció használatával felülíródik a kettős könyvvitel partnere a beolvasott nevével, adószámával és címével, így a következő időszak beolvasásánál már nem kell ezt a partnert újból összevezetni, mert a program legközelebb már megtalálja. Ezt a módszert akkor célszerű alkalmazni, ha a két partnerállományban ugyanazon partnerek azonosítói eltérnek de a beolvasandó partnerállományban és a kettős könyvvitel partnerállományában is az adószám a legtöbb esetben rögzítve van.
Név+helység+cím alapján
Bizonylatok beolvasásakor a feladási modul a beolvasandó bizonylathoz tartozó partnert megpróbálja megkeresni helység, név és cím alapján a kettős könyvvitel állományában. Amennyiben megtalálta, akkor azt automatikusan összepárosítja, így a beolvasandó bizonylat pontosan ugyanarra a partnerre kerül. Akkor, ha nem talál ugyanilyen helységgel rendelkező, nevű és című partnert, akkor a leginkább hasonlító partnernél megáll és a kezelőre bízza a döntést: ilyenkor a kezelő jóváhagyhatja a találatot azaz összepárosítja a két adatbázis partnerét vagy újként rögzíti a beolvasott partnert a kettős könyvvitel partnerállományában. A Partneradatok felülírása funkció használatával felülíródik a kettős könyvvitel partnere a beolvasott nevével, adószámával és címével, így a következő időszak beolvasásánál már nem kell ezt a partnert újból összevezetni, mert a program legközelebb már megtalálja. Ezen módszer használata akkor ajánlott, ha a beolvasandó partnerek azonosítói eltérnek a kettős könyvvitelben lévő ugyanazon partnerek azonosítóitól.
Kód alapján
A kód alapján történő szinkronizálás a telephely vagy külső állomány partnereit partnerazonosítóik alapján azonosnak veszi a kettős könyvvitelben lévő partnerekkel. Amennyiben a Partneradatok felülírása aktív, akkor a külső állomány partnereinek neve, adószáma és címe alapján felülíródnak a kettős könyvvitel ugyanazon azonosítójú partnerei. Ezt a módszert akkor célszerű használni, ha a kettős könyvvitel nem tartalmaz partnerállományt, vagy ugyanazt az állományt (ugyanannyi vagy kevesebb partnerrel) tartalmazza mint az importálandó adat.
A beolvasás indításához már csak ki kell választani az import file-t. Az elérési útvonal helyes kiválasztásával ki kell jelölni a file-t, amelyben a beolvasandó bizonylatok szerepelnek. Fontos, hogy egyazon mappában szerepeljen a partner.csv is. Utóbbit nem kell kijelölni, sem külön beolvasni. Viszont szükséges feltétele az importnak, hogy a partner file neve kizárólagosan “partner” lehet, mert ezen a néven fogja keresni és azonosítani a program abban a mappában, amelyből a számla file-t kijelöltük.
Ezek után indítható az OK gomb megnyomásával a feladás.
