vissza a weboldalra
Csatolt állományok kezelése a WINTAX rendszerben
Az integrált vállalatirányítási rendszerünk minden modulja, így például az egyszeres, a kettős könyvviteli program, a bérszámfejtési program a számlázó, pénzügy és készletnyilvántartó program lehetővé teszi, hogy a rögzített bizonylatokhoz állományokat lehessen csatolni.
Csatolható fájlok típusai
A csatolt állomány lehet bármi, például szerződés, fénykép, maga a rögzített bizonylat, műszaki leírás stb. A csatolt állományok használatával például elérhető, hogy a könyvelőhöz ne (csak) a papír alapú bizonylat, hanem annak szkennelt képe (is) jusson el, amely megoldás ellenőrizhetőbbé és könnyebbé teheti a könyvelést. Csatolt állományok kezelése a Wintax rendszerben többféleképpen történhet.
Fájl Csatolás technikai lehetőségei
A csatolás valójában azt jelenti, hogy a program rögzíti azt az elérési útvonalat (linket), amelyen a hivatkozott csatolmány elérhető. Attól függően, hogy a csatolt állomány fizikailag hol helyezkedik el, a következő csatolásokat különböztetjük meg az Állomány csatolás módja lehetőségnél:
Másolat készítése a cég adatbázisába
Adatbázisba tárolás (Hardlink):
közvetlenül a cég adatbázisába másolódnak a fájlok (Hardlink). Ez a lehetőség kényelmes, hiszen a közvetlenül az adatbázisban lesznek a csatolt fájlok, viszont az adatbázisfájlt megnövelheti, extrém esetben az adatbázisfájl nagymértékű növekedése nehezítheti a felhasználást.
Az adatbázisban való tárolás azt jelenti, hogy a csatolt dokumentumot a program a bizonylatokkal közös állományban tárolja, és az adatok mentésekor azt is menti az adatbázissal együtt.
A megoldás előnye, hogy az adatok bármely gépre való visszatöltésekor a csatolt állományok azonnal hozzáférhetővé válnak, nagy hátránya, hogy rohamosan növeli az adatbázis méretét, könnyen elérhető az a méret, amelyet az adatbázis kezelő már nem tud kezelni.
Éppen ezért, használatát viszonylag kevés a csatolmány esetén javasoljuk.
Csak az állomány hivatkozását tárolja
A fájl teljes elérési útvonalának tárolása (Softlink):
A fájl teljes elérési útvonalának tárolása (Softlink). Ilyenkor a fájl a gépen vagy a erre létrehozott akár közös elérésű hálózati útvonalon található és a program ezt az útvonalat menti el. Előnye, hogy nem illetve nagyon kis mértékben növelheti az adatbázist, viszont a fájlok az adatbázison kívül vannak.
A fájl elérési útvonalának tárolása azt jelenti, hogy a bizonylathoz nem maga a csatolmány, hanem annak elérési útvonala (linkje) van tárolva. Maga a csatolmány az adatbázison kívül a felhasználó által kezelt tároló helyen található.
A megoldás előnye, hogy az elérési útvonal tárolása nem növeli az adatbázis méretét, hátránya pedig az, hogy a csatolt állomány az elérési útvonalon csak akkor található meg, ha azt onnan nem törölte vagy nem másolta át senki. Tehát elválik egymástól a csatolmány és a tárolási útvonal a köztük való kapcsolat megtartása a felhasználó feladata.
Állományt irányított mappában tárolja
Irányított mappában tárolás (Archív csatolt fájlok):
Irányított mappában tárolás (Archív csatolt fájlok). Ez a funkció szintén csak a csatolt fájl útvonalait tárolja, mint az előző esetben, de itt a csatolt fájlokról másolat készül egy külön erre a célra fenntartott mappába (ami lehet közös hálózati útvonal is).
Az irányított mappába való tárolás azt jelenti, hogy a program az adatbázisban csak az elérési útvonalat tárolja, a csatolmányokat azonban a csatoláskor egy a program által hozzáférhető helyre másolja át. Ez a megoldás megtartja az előző két megoldás előnyét, kiküszöbölve azok hátrányát. Nem nő rohamosan az adatbázis, ennek ellenére a csatolási útvonal és a csatolmány közötti egyezőséget a program kezeli.
Csak az állomány hivatkozását tárolja (weblink)
A fájl teljes elérési útvonalának tárolása (weblink). Ilyenkor a fájl egy közös elérésű hálózati útvonalon vagy az interneten egy weblinken található és a program ezt az útvonalat menti el. Előnye, hogy nem illetve nagyon kis mértékben növelheti az adatbázist, viszont a fájlok az adatbázison kívül vannak.
A fájl elérési útvonalának tárolása azt jelenti, hogy a bizonylathoz nem maga a csatolmány, hanem annak elérési útvonala (linkje / weblinkje) van tárolva. Maga a csatolmány az adatbázison kívül a felhasználó által kezelt tároló helyen található.
pl. https://cran.r-project.org/web/packages/rex/vignettes/url_parsing.html
file:///X:\Telepito\WINDOWS\2022\feltoltes.csv
A megoldás előnye, hogy az elérési útvonal tárolása nem növeli az adatbázis méretét, hátránya pedig az, hogy a csatolt állomány az elérési útvonalon csak akkor található meg, ha azt onnan nem törölte vagy nem másolta át senki. Tehát elválik egymástól a csatolmány és a tárolási útvonal a köztük való kapcsolat megtartása a felhasználó feladata.
Csatolt állományok mentése
Mint az remélhetően az eddig leírtakból is kiderül, a csatolt állományok adatbázisban való tárolása, mentése a nagy helyfoglalás miatt erősen korlátozott, tehát csak indokolt esetben javasolt. A NOVITAX adatbázisba tárolt csatolmányokat a program az adatállományba menti, így azok külön mentésére nincs szükség.
Az archív csatolmányok esetén, viszont szüksége lehet azok mentésére, ezért a menükezelő funkcióit kiegészítettük egy „Csatolt archív fájlok mentése” funkcióval, amelyben a következő lehetőségek vannak:
Menti a mentésbe
A program az adatállomány mentési fájlba menti a csatolt fájlokat, amelyek visszatöltésükkor visszakerülnek a korábbi a tároló mappába.
Külön mentésfájl
A szokásos adatmentés, pl.: a 2021-s évet nézve „Adószám.2100” fájl mellé vele összekapcsolva készül egy „Adószám.2100L” állomány. Így egy csatolt fájl mentésfájl csak a mentés során keletkezett adatokkal együtt tölthető vissza.
Külön mappába
Külön mappa esetén a beállításokban megadott (lásd: útvonalak) mappába kerül mentésre az összes csatolt fájl, visszatöltésnél pedig a visszatöltésben megadott útvonalról tölti be a fájlokat.
Adatbázisban tárolt csatolt fájlok – archív csatolt fájlok konverzió
Extrém mértékű adatbázisfájl növekedés esetén lehetőség van átállni az adatbázisban tárolt, az adatbázist növelő „Hardlink” csatolt fájlokról külsőleg tárolt, archív csatolt fájlok tárolási módszerére. Ekkor program az adatbázisban levő csatolt fájlokat kimásolja az archív csatolt fájlok mappájába, megjelölve, hogy archív csatolt fájl volt. Fontos, hogy ettől még az adatbázis mérete nem csökken, ezért egy mentés visszatöltés javasolt, a visszatöltéskor a program már nem tölti vissza a kimásolt csatolt állományokat. Ez a funkció a főmenüben a Szerviz / Csatolt fájlok archiválása menüpontban érhető el.