Könyvelési szabályok a Kettős könyvviteli programban

 

Könyvelési szabályok

A beolvasások feldolgozásának könnyítésére bevezetésre kerül egy új funkció, melynek segítségével egyedi Könyvelési szabályokat tud a Felhasználó létrehozni. A létrehozott szabályrendszerrel tovább lehet finomítani az általános könyvelési alapbeállításokat.

Az eddigi Könyvelési alapbeállítások is érvényben maradnak, amennyiben a Felhasználó nem él a Könyvelési szabályok beállításával, akkor az ebben beállítottaknak megfelelően fog könyvelésre kerülni a beolvasott bizonylat.

A könyvelési szabályok a NAV-tól való lekérések során automatikusan figyelembe lesznek véve, a többi beolvasási ágnál azonban külön jelezni kell ezt az igényt a beolvasási paraméterablakon az erre szolgáló jelölő mezőben.

A Könyvelési szabályok hierarchiája

A Könyvelési szabályoknak két szintje van: Általános és Speciális. Az Általános szabályok jelentik az alapbeállítások után a második szintet. Az Általános szabály felülírja az alapbeállításból jövő értéket.

A Speciális szabály a legmagasabb szint, gyakorlatilag ez a bizonylatonkénti, vagy tételenkénti egyedi beállításokra alkalmazandó.

A speciális szabály azt jelenti, hogy konfliktus esetén felülírja az Alapbeállítások és az Általános szabályok értékeit.

Konfliktus: a bizonylatra vonatkozó, egymásnak ellentmondó szabályok.

Azonos szintű konfliktus esetén, egyik sem fog érvényesülni a bizonylaton, ha volt alacsonyabb szintű szabály, akkor az viszont érvényes lesz. A szabály ütközést a köztes feladási ablakban lehet rendezni. (későbbiekben részletes példa).

Az eddigi működés szerint a köztes feladási ablakban tett módosítás volt a végső szabály, amit a bizonylaton érvényesítésre került. Ez a rendszer megmarad a Könyvelési szabályok használata mellett is. Az összes szabály, minden automatizmus alkalmazása után a (korábbi) kézi változtatások és az aktuális kézi változtatások továbbra is felülírják a szabályok által beállított értékeket.

Könyvelési szabályok közötti konfliktusok

Abban az esetben fordul elő, amikor egy adott bizonylatra két azonos szintű szabály vonatkozik, és az ezekben beállított értékek ugyanazon mezőre vonatkoznak. Vagyis csak akkor beszélhetünk szabály ütközésről, ha eltérő értékeknek kellene érvényesülnie azonos adatmezőben.

Konfliktusok rendezése

Egymásnak ellentmondó könyvelési szabályok esetén a bizonylat, vagy a tétel hibaüzenetet kap: “Több érvényes szabály“. Ez könyvelési hibának számít, akkor is, ha a bizonylat egyébként könyvelhető lenne. Ilyen esetben a köztes feladási ablakban az érintett bizonylat(tétel) megnyitásánál a program megjeleníti a szabályválasztó képernyőt a szabályokkal, melyek közül ki lehet választani azt, amelyet érvényesíteni akarunk. Akkor is megszűnik a hibaüzenet, ha Escape gombbal kilépünk.
A bizonylat(tétel) F9 gombbal történő lezárása (mentése) esetén végleg megszűnik a többes szabály hibajelzés. Amennyiben az egész bizonylatból Escape gombbal lépünk ki, megmarad.

Ha egy alap és egy speciális szabály értékei nem ütköznek, akkor együtt érvényesülnek. ( például az egyik szabályban munkaszám a másikban főkönyvi számlaszám jellegű érték megadás van)
Ha egy alap és egy speciális értékadataiban konfliktus van, akkor a rendszer automatikusan tudja, hogy a speciális szabályban lévőt kell érvényesíteni. Viszont az ütközésmentes részek érvényesülnek mindkét szabályból egyaránt. Ha két speciális szabály értékadatai nincsenek konfliktusban, akkor együtt érvényesülnek. (pl. az egyik szabályban munkaszám a másikban főkönyvi szám)
Ha két speciális szabály ütközik, akkor a Felhasználónak dönteni kell, hogy melyik legyen érvényes a bizonylatra, ugyanakkor az ütközésmentes részek érvényesülnek mindkét szabályból egyaránt.

Könyvelési szabályok készítésének elméleti tudnivalói

Külön menüpontban lehet felvinni, módosítani, törölni szabályokat.

Alapesetben az új szabályok Általános szintűek, de át lehet állítani őket. Ebben a menüpontban a legtöbb bizonylatra érvényes, általános szabályokat érdemes rögzíteni.

A Szabályok a bal oldalon, a hozzá tartozó feltételek és értékek a jobb oldalon. A használat során és a szabály felvitelben is szétválasztásra kerültek a kimenő és a bejövő bizonylatokra vonatkozó szabályok, ezek közös kezelése értelmetlen.

Alapesetben itt az Általános és a Speciális szabályok szabályokra lehet szűrni, a bizonylatból és a tételből indítva megjelenik egy Bizonylat(tételre) érvényes pipálási lehetőség, mely szintén szűri a szabály áttekintőt. Amely szabály változatnál pipálva van a jelölő négyzet, az a szabály jelenik meg az áttekintőben.

Bizonylatból indított szabály:

A bizonylatból indított szabályáttekintő az F4-es funkció billentyűvel is elérhető, indítható. Ebben a menüpontban Insert gombbal kezdeményezhető speciális szabály felvitel. Az itt felvitt feltételnél automatikusan kitölti az adott bizonylat értékével is a feltételt. Pl.: új fizetési mód feltételnél azonnal kitölti az értéket “CASH” opcióra, ha az xml-ben ez a fizetési mód  van jelölve.

A bizonylatból indított szabály érték oldala is töltődik azzal az értékkel, amit a kezelő korábban az adott bizonylatban megadott. Tehát ha a Felhasználó egy kontírozatlan számlát kontíroz, illetve egyéb könyveléshez szükséges adatokkal lát el, és ezután F4 funkció segítségével könyvelési szabályt hoz létre belőle, akkor a legközelebbi ilyen bizonylatán (=feltételekkel egyező) már érvényesülni fog a szabály.

Könyvelési szabályok készítésének folyamata

A választható feltételek:

Bizonylat fajta: Számla vagy Előleg
Fizetési mód:
NAV kódok esetén az alábbiak lehetnek:

Amennyiben a NAV kódok pipálható mezőből kivesszük a pipálást, szabadon szerkeszthető a fizetési mód feltétel. (NAV XML 3.0 struktúránál korábbi file-ok esetében)

Partner: a partnertörzsből választható
Deviza: a devizatörzsből választható
Tétel szöveg: pontos egyezés vagy a szöveg tartalmazza a feltételt

Áfa százalék: százalék megadása
Speciális áfa (NAV): a NAV XSD alapján, a NAV által kialakított kódtáblából választható
(VAT Exemption)

Áfa kód (Novitax):
Ha olyan importágból érkezik a számla, ahol eleve tartalmazza a Novitax áfa táblája szerinti kódot (IPTAX, WebTax), akkor feltételnek ez is beállítható.
Kód +:

Számlaszám:
Számla előtag vagy utótag választható feltételként.

A feltétel sorok “ÉS” kapcsolatban állnak egymással!

A választható értékek:

Speciális könyvelés választható opciói:

Az egyéb értékek pedig az NTAX rendszer törzsadataiból választhatók.