Többtételes bizonylat rögzítés az egyszeres könyvviteli programban

A többtételes bizonylaton belül a bizonylatszámot, és a bizonylat dátumokat elegendő egyszer megadni.

A többtételes bizonylat rögzítésénél kötelezően meg kell adni, hogy számla vagy gyűjtőszámla vagy pénzforgalmi bizonylatot rögzít a felhasználó.

A rögzített bizonylat összege a rögzítéskor ellenőrizhető (pl. banki bizonylat esetén megadható a kivonat záró egyenlege, amelyet a program a bizonylat rögzítésének a végén ellenőriz).

A többtételes bizonylat rögzítéséhez a „Beállítás Kezelés” képernyőn a „Többtételes bizonylat” mezőt kell beállítani, amely bekapcsolása utáni beállítási lehetőségek a következők:

Tételenkénti rákérdezés

A tételenkénti rákérdezés bekapcsolása esetén a program minden tétel tárolása után felteszi a kérdést: „Zárjuk a Többtételes bizonylatot”, amely kérdésre adott „N” válasz esetén a program a bizonylat következő tételét, „I” esetén pedig új bizonylat rögzítését kezdeményezi.

Amennyiben a tételenkénti rákérdezés nincs beszámítva, és a bizonylatfejben a többtételes bizonylatrögzítés be van kapcsolva, a bizonylatfejen nyomott „Esc” billentyűvel zárható le a bizonylat, amely után új bizonylatot lehet rögzíteni.

Dupla rögzítés

Amennyiben a kapcsoló be van kapcsolva a többtételes bizonylat rögzítése előtt a kezelő megadhatja a bizonylat nyitó egyenlegét, záró egyenlegét, a bizonylat összeget a program a nyitó – záró alapján számolja.

Amennyiben a kezelő a mezőket kitölti, a program a többtételes bizonylat zárásakor ellenőrzi, hogy a rögzített tételek alapján számolt bizonylatösszeg megegyezik-e a kezelő által megadott adatokból számolt bizonylatösszeggel. Ha eltérés van hibaüzenetet ad.

A dupla rögzítés további adatai, hogy a többtételes bizonylat egy többtételes számla, vagy többtételes pénzforgalmi bizonylat (pénztár, vagy bank bizonylat). Számla esetén a minden nem jóváíró tételt a program „pozitív” tételnek tekint, a „visszárus” jóváíró tételeket pedig negatív előjelűnek. Pénzforgalmi tétel esetén a program a tétele előjelét a jogcím alapján dönti el, amely előjelet „megfordít” a visszárus jel bekapcsolása.

Például egy többtételes készpénzes bejövő számla számlaként való rögzítésekor a tételekben levő összeg összeadódik. Ha ugyanez a számla pénztári bizonylatként van rögzítve, akkor a tételek előjele negatív lesz (csökkenti a pénztár egyenleget). Az első esetben a program azt feltételezi, hogy a kezelő a dupla rögzítés ablakban a számla összegét adta meg, a második esetben pedig azt, hogy a kezelő a pénztár egyenleget adta meg.

Többtételes bizonylat rögzítése

A többtételes bizonylat használatának bejelölése esetén a bizonylatfej rögzítő képernyő jobb oldalán megjelenik egy új mező, amelyben azt lehet megadni, hogy rögzítés alatti bizonylat többtételes.

A fejben levő „Többtételes kapcsoló bekapcsolása esetén tehát a beállításokban megadottak szerint lehet többtételes bizonylatokat rögzíteni. A bizonylat első tételének rögzítése csak a dupla rögzítés funkcióban leírtakkal tér el az egy tételes bizonylat rögzítésétől. A különbség az első tétel tárolása után van, mert ha a kezelő nem zárja le a bizonylatot, akkor a program az előző tétel bizonylatszámával, dátumával, új sorszámmal új bizonylattételt nyit, vagyis az előző bizonylatfejet a sorszám mező megnövelésével ismét megjeleníti a képernyőn. A kezelő a bizonylatfej adataiból nem írhatja át a bizonylatszámot, a dátumokat, a pénzforgalmi helyet, számla esetén a partnert. A további mezők (jogcím, áfa mezők, munkaszám, költséghely) szabadon módosíthatók. A bizonylat lezárásáig sorra rögzíthetők a tételek

Többtételes bizonylat módosítása

A program a többtételes bizonylat tételeit a módosításkor külön kezeli, ezért a többtételes bizonylat bármely tételes szabadon módosítható. Dupla rögzítéssel történő adatbevitel esetén a bizonylatösszeget a program a rögzített bizonylat módosításakor már nem ellenőrzi.

A többtételes bizonylat bármely tétele megnyomott „Ctrl és Ins” együttes lenyomása után a többtételes bizonylathoz  új tételt  lehet rögzíteni.

Többtételes bizonylat törlése

A többtételese bizonylat bármely tétele az eddigiek szerint, a tételen nyomott „Del” billentyűvel törölhető. A többtételes bizonylat bármely tételén nyomott „CTRL és  Del” billentyűk együttes lenyomásával a teljes bizonylat (a többtételes bizonylat összes tétele) törölhető. Bármely tétel törlése után a program már nem ellenőrzi a bizonylatösszeg egyezőségét.