vissza a weboldalra
WINTAX program
Archiválandó elektronikus számlák nyilvántartása
Főmenü | Egyéb | Archiválandó elektronikus számlák nyilvántartása
Ez a nyilvántartás arra szolgál, hogy a Könyvelőiroda elő tudjon állítani egy olyan nyilvántartást, a könyvelt számlák eredeti számla képéről (pdf, jpg, akármi amit a könyveltető eljuttat hozzá). Amellyel a Könyvelőiroda a digitális archiválás és tárolás szabályainak megfelelően alá tudja támasztani a fájlok:
-Meglétét
-Változatlanságát
A megoldás önmagában nem teljes körű a könyvelőirodának informatikai háttérrel biztosítania kell a fájlok folyamatos mentését külső tárolását, visszaállíthatóságát.
A funkció összegyűjti a csatolt fájlokat a Wintax programokból, amelyek bizonylatokhoz vannak rendelve.
Egy már korábban elkészült nyilvántartás alapján, vissza is tudja ellenőrizni azok állapotát.
Az elkészült nyilvántartás attól lesz hiteles, hogy a Novitax e-számla szolgáltatási rendszerében időbélyegzővel digitális aláírásra kerül amely megfelel a 910/2014/EU. sz. eIDAS rendelete 2 szintjének.
Tipikus használat:
A Könyvelőiroda megkapja a számlákat feldolgozásra a könyveltetőtől, valamilyen forrásból.
A fájlokat a könyvelés során csatolja a Novitax programban, feladás, kétképernyős használat stb..
A könyvelési ciklus lezártakor elkészíti a főmenüben az Archiválandó elektronikus számlák nyilvántartását digitális e-aláírással ellátva. És elmenti egy megbízható biztos helyre.
A könyvelési ciklus lezártakor, elkészíti a mentést a fájlokból a mentés fájlba menti a csatolt fájlokat is.
Ezt a mentést is elmenti egy megbízható helyre.
Ezzel a könyvelő / rendszergazda feladata véget ért.
Egy esetleges ellenőrzés során, a revizor rákérdez egy konkrét számlára aminek számla képét szeretné látni és megbizonyosodni annak adattartalmáról változatlanságáról. A könyvelési helyen, a korábban mentett Archiválandó elektronikus számlák nyilvántartását megnyitva a digitális aláírást ellenőrizheti, amely biztosítja hogy a nyilvántartás mikor készült el és hogy azóta változatlan-e. Ezután a fájlban lekeresve a bizonylatot kiolvasható a számla HASH algoritmussal létrehozott azonosítója.
Ezután a főmenüben az Archiválandó elektronikus számlák nyilvántartás lekérésével a jelenlegi állapot lekérhető a könyvelési anyagból, és a jelenlegi HASH is kiolvasható ezt akár szabad szemmel, akár a programban létrehozott funkcióval össze lehet hasonlítani.
Archiválandó csatolt fájlok
Így a revizor meggyőződhet róla, hogy a pdf nem változott a bevallások leadása óta, és adattartalma megegyezik.
Mi történik, ha sérült bármely pontban a változatlanság?
Erre szolgál a mentés állomány, amit egy független számítógépen visszaállítva, biztosan ellenőrizhető az eredeti állapot.
*Amennyiben a novitax programban a csatolt fájlokat adatbázisban tárolja, úgy érdemes átállni az archív csatolásra, ahol egy novitax program által kezelt helyen tároljuk külön a fájlokat az adatbázis hivatkozással. Ezt az áttérést megteheti a Főmenü / szerviz / Adatbázisban tárolt csatolt fájlok archiválása menüpontba. A futtatás előtt javasolt egy mentés készítése.
2025, 26.01 változás:
Nem csak a kettős könyvviteli rendszerből gyűjt a lekérés, hanem a teljes csatolt fájl kezelést használja. A lekérés olyan módon gyűjt, hogy az összes csatolt fájlt listázza amit megjelöltek mint számla, ezen kívül a főbb bizonylat kezelő rendszereinkből az azonosító adatot is a kapcsoláson keresztül felgyűjti. A rendszerünkben, amennyiben van kapcsolási adat, szűrhető, hogy bejövő oldali számlához – bizonylathoz kapcsolódik.
A lekért adatok köre szűkíthető, de ez nem szükséges csak praktikus amennyiben pl a számlák, csak pdf formátumban vannak, vagy kizárólag csak a „számlának” megjelölt csatolt fájlokat szeretnék archiválni.
A nyilvántartást már pdf formátumban a Novitax e-aláírás megrendelése nélkül is használható, de ebben az esetben javasolt a NAV (vagy más szolgáltató) dokumentum hitelesítés használata. A NAV szolgáltatása is lehetőséget ad arra, hogy az elkészült Pdf-et hitelesítsék, így annak változatlanságával garantálható, hogy a leképzett nyilvántartásban tárolt HASH(Sha-512) kulcsok változatlanok, tehát a fájlok is változatlanok és azt az állapotot tükrözik, mint a befogadás (csatolás) pillanatában.
Jogszabály 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet