WebBér online személyi és munkaidő nyilvántartó program rövid leírása

WebBér online személyi és munkaidő nyilvántartó program rövid leírása

A NOVITAX Kft. évtizedek óta fejleszt és forgalmaz „helyi használatú” ügyviteli szoftvereket. A helyi használat azt jelenti, hogy a NOVITAX program és az adatbázis kezelő, a felhasználó számítógépes rendszerére van telepítve, a felhasználók azokat a saját gépeiken használják.

Ez a technológia egy időben és térben szakaszos munkavégzést tesz lehetővé, csak akkor lehet az adatokhoz hozzáférni, ha a rendszer elérhető (pl. bent vagyok az irodában), és ha fut a program (el van indítva). Ügyviteli szolgáltatás esetén (pl. könyvelés, bérszámfejtés) pedig még térben is elválik az adatok keletkezése és feldolgozása, amely rendszeresen ismétlődő egyeztetési problémákat okoz, és lényegében lehetetlenné teszi a folyamatos munkavégzést.

A vállalkozások ügyvitele ezzel szemben folyamatos munkavégzést (hozzáférést) igényelne ahhoz, hogy a döntéshozók az aktuális információk alapján tudják döntéseiket meghozni.

Ezt az ellentmondást oldja fel a személyi és munkaidő adatokat online módon nyilvántartó (idő- és helykorlátozás nélkül azonnal hozzáférhető) WebBér program.

A WebBér használata természetesen nem váltja ki a bérszámfejtő programot. Abban jelent lényeges változást, hogy a számfejtéshez szükséges alapadatok előkészítése folyamatos lehet, azt nem feltétlenül a bérszámfejtő végzi, jó esetben a számfejtés megkezdésekor már minden adat a bérszámfejtő program rendelkezésére áll.

Ugyanilyen fontos változás az is, hogy a számfejtés után a számfejtési alapdokumentumok, adatszolgáltatások és egyéb információk, akár elektronikus aláírással azonnal a munkavállalók rendelkezésére állnak. A cégvezetők pedig havi bontásban és éves összesítésben, automatikusan kaphatnak tájékoztatást a bérköltségek és azok közterheinek alakulásáról, akár projekt, vagy költséghely bontásban is.

Milyen feladatokat lát el a WebBér?

A WebBér a NOVITAX bérszámfejtő programjával együttműködő online személyi- és munkaidő-nyilvántartó program, amely kétoldalú adatszinkronizálási kapcsolatban áll a bérszámfejtő programunkkal.

A WebBér használatbavételekor a NOVITAX Wintax rendszeréből feltöltődnek a cégadatok, a személyi és munkaidő adatok, amelyeket feltöltésük után a WebBér rendszer kezel, az adatváltozásokat pedig továbbítja a bérszámfejtő programnak. A bérszámfejtés után a bérszámfejtő program a számfejtési információkat feltölti a WebBér adatbázisába.

A könyvelőnek, bérszámfejtőnek – a kezdeti beállításokon túl – ez nem jelent  plusz adminisztrációs terheket, mivel az online felületet maguk a dolgozók és a kijelölt koordinátoraik kezelik, az ott vezetett adatok automatikusan átkerülnek a BÉR programba, illetve a BÉR programból is automatikusan átkerülnek az adatok az online felületre, nem kell kézzel le-, illetve feltöltögetni az adatokat, információkat.

A WebBér adatbázisában nyilvántartott és feltöltött adatok a jogosultsági rendszer szabályai szerinti hozzáféréssel megtekinthetők, módosíthatók. Az online személyi- és munkaidő adatokat nyilvántartó program a következő főbb funkciókat látja el:

1. Személyi adatok kezelése

A WebBér saját online adatbázisába a számfejtéshez szükséges személyi és a munkaügyi adatok a rendszer indulásakor a bérszámfejtő programból töltődnek fel. Ezeket az adatokat a továbbiakban az „Adatváltozások” menüpontban lehet karbantartani, olyan módon, hogy a jóváhagyott változások automatikusan kerülnek át a bérszámfejtő program adatbázisába (a számfejtőnek nem kell azokat kézzel rögzíteni).

2. Számfejtési időadatok

A WebBér átveheti a munkarendet és a beosztást a bérszámfejtő programból, de a beosztás az online felületen is vezethető. A munkavállalók (vagy a nevükben eljáró személyek) az online felületen vezethetik jelenléti ívüket. Ezekből az alapnyilvántartásokból az online felületen összeállítható az aktuális számfejtési időszak számfejtésének alapját képező munkaidő analitika, amelyet a számfejtés előtt átvesz a bérszámfejtő program.

3. Szabadság és távolléti nyilvántartás

A WebBér a bérszámfejtő programból átveszi a szabadság kereteket, amelyek figyelembevételével bármely jövőbeni időszakra megigényelhetők, elbírálhatók és elrendelhetők a szabadságok és egyéb tartós távollétek. Az engedélyezett távolléteket a WebBér a különböző számfejtési időadatok összeállításkor figyelembe veszi.

4. Belső kommunikációs rendszer

A WebBér saját belső kommunikációs rendszere kezelői beavatkozás nélkül szinkronizálja az adatváltozásokat, feltölti a számfejtési eredményeket. Ezen kívül minden lényeges és azonnal végrehajtandó eseményről üzenetet küld (pl. ha az egyik cég jelzi, hogy új munkavállalót kell bejelenteni), a Novitax Bér ill. a Webbér program közös tárhelyére feltöltött képeket, dokumentumokat (később akár az elektronikus dokumentum szabályainak megfelelően is) mindkét programhoz automatikusan csatolja.

5. Dokumentumok kezelése

A bérszámfejtő program minden számfejtés után, vagy egyéb, az online rendszert is érintő adatváltozáskor azonnal értesíti a felhasználókat és feltölti a megváltozott adatok alapján készült kimutatásokat, egyéb dokumentumokat. Feltöltésere kerülnek például a bérszámfejtés elszámolási lapjai. (a számfejtő lapok, személyre és cégre készített bérstatisztika, munkáltatói igazolások stb.). A feltöltött kimutatások, dokumentumok bármilyen okos eszközzel is megtekinthetők.

FELHASZNÁLÓI SZINTEK

A WebBér a következő felhasználói jogosultsági szinteket kezeli:

Adminisztrátor
A programba először regisztráló felhasználót a WebBér adminisztrátori jogosultsággal látja el. Az adminisztrátornak van joga a további felhasználói szinteket kijelölni és jogosultsággal ellátni.

Személy (munkavállaló)
A személy csak a saját adataihoz fér hozzá, azokat változtathatja, jelenléti ívet vezethet, szabadságot igényelhet, távolléteket jelenthet be, elérheti a feltöltött dokumentumait.

Koordinátor
A bérszámfejtési adatok előkészítéséért felelős személy, akinek döntési joga van a hozzá tartozó személyek adatváltozásait, jelenléteit elbírálni. Joga van a beosztást, a munkaidő analitikát összeállítani. Ilyen személy lehet például a művezető, a bérszámfejtési adatok helyi kezelésével megbízott személy, aki tartja a kapcsolatot a bérszámfejtővel. A koordinátor egyben rendelkezhet a hozzá tartozó személyek személyi jogosultságával is (elláthatja helyettük a jelenléti ív vezetését, a személyi adatok pontosítását stb.).

Bérszámfejtő
A bérszámfejtő az a személy, aki a Novitax BÉR programban a  bérszámfejtést elvégzi, a többi szereplő az ő munkáját segíti a WebBér használatával. A bérszámfejtőnek vétó joga van a WebBér-ben kezdett összes változás átvezetésében, eldöntheti, hogy a kezdeményezett adatváltoztatás végrehajtható-e, az online felületen készült munkaidő analitikát elfogadja-e. A bérszámfejtő elláthatja a koordinátori feladatokat, és a hozzá tartozó személyek vonatkozásában rendelkezhet személyi jogosultsággal.

 

NOVITAX Kft.