WebTax – Bejövő bizonylatok – előleg és végszámla kapcsolása

Bejövő bizonylatok – előleg és végszámla kapcsolása

A beérkező előleg és végszámlák kapcsolatát a WebTax rendszer az alábbiak szerint kezeli aszerint, hogy

1) NAV online rendszerből érkező XML fájllal,

2) PDF (JPG, TIFF) feltöltéssel, vagy

3) manuális rögzítéssel dolgozik

1) NAV online rendszerből érkező XML fájl

Amennyiben Cégeim/Szerkesztés/NAV adatok fülön a NAV adatokat megadta, akkor a WebTax rendszer óránként lekéri az Ön cége részére kiállított számlákat. Erről és a beállításokról bővebben  itt olvashat.

A beérkező xml fájlok a Feltöltött fájlok menübe érkeznek.

Megadható célzottan a Bejövő számlák/Előlegszámlák számlatömbje is, ekkor automatikusan le is rögzíti a rendszer a Bejövő bizonylatok közé az összes érkezett xml-t. (Figyelem! Ahogy a bejövő bizonylat iktatásra kerül az már az összes bizonylatszámba/bizonylatkeretbe beleszámít!)

Fentiek értelmében, ha beállította a számlatömböket, akkor az előlegszámla és végszámla is automatikusan rögzítésre kerül a Bejövő bizonylatok közé.

Gyakorlatban ez úgy néz ki, hogy a Feltöltött fájlok közé megérkezik az xml fájl, melyet a WebTax rendszer felismer.

Bejövő bizonylatok előlegszámla kezelés amutomatizmussal bejött előleg iktatása

Felismeri, hogy előlegszámláról van szó, és ha megadta a számlatömb irányát, azaz pl: BEE tömb, akkor azt automatikusan be is rögzíti a Bejövő bizonylatok közé.

Bejövő bizonylatok előlegszámla kezelés amutomatizmussal bejött előleg bejövő bizoynlatok közott

Fontos, hogy a Bejövő bizonylatok között az előlegszámlára tegyünk kiegyenlítést. (Ha nem egyenlíti ki az előlegszámlát – természetesen, ha  tényleges kiegyenlítés is meg van -, akkor  a rendszer nem fogja megtalálni a végszámla beérkezésekor és nem tudja összepárosítani.) A Szerkesztés gombra kattintva van lehetőség a kiegyenlítést az előlegszámlára rátenni.

Bejövő bizonylatok előlegszámla kezelés amutomatizmussal bejött előleg bejövő bizoynlatok közott kiegyenlítés

Kiegyenlítést kiválasztva megnyílik a bizonylat. Legördít a  Kiegyenlítések részhez és beírhatja a kiegyenlített összeget:

Bejövő bizonylatok előlegszámla kezelés amutomatizmussal bejött előleg bejövő bizoynlatok közott kiegyenlítés rögzítése

A kiegyenlítés rögzítése gombra kattintva mentésre kerül a bizonylat módosítása és a program visszatér a Bejövő bizonylatok menüponthoz.

Bejövő bizonylatok előlegszámla kezelés amutomatizmussal bejött előleg kiegyenlítés után hátralék 0

Látható, hogy  a kiegyenlítés rögzítése utána hátralék 0 HUF.

Ha megérkezik a végszámla xml fájlban,

Bejövő bizonylat végszámla beérkezés_a

 

a Letöltés/Bejövő bizonylat rögzítést kell kiválasztani:

Bejövő bizonylat végszámla rögzítés_a

 

A bal oldalon az xml fájl látható a jobb oldalon a rögzítő felület, ahol látható, hogy minden adatát a program felismert:

Bejövő bizonylat végszámla rögzítés töb kiválasztás

Kiválasztható a tömb, melybe a bejövő végszámla rögzítésre kerül, majd legördít a számla bruttó végösszege alá, ahol láthatóvá válnak a beszámítható előlegszámlák. A program, ha talál olyan végösszegű előlegszámlát, mely a végszámlában található bruttó végösszeggel megegyezik, ajánlást is tesz, azaz beszámítandó összeg mezőt ki is tölti.

Bejövő bizonylat végszámla rögzítés beszámítandó összeg kiválasztása

Amennyiben megfelelőnek találjuk a beszámítandó előlegszámlát, ez esetben a Bejövő számla  rögzítésre kattintva mentésre kerülnek az adatok.

Ha nem a felajánlott előlegszámla és a hozzátartozó összeggel kívánja a beszámítást elvégezni, akkor a beszámítandó mezőt törölje ki és válassza azt az előlegszámlát amivel a beszámítást meg szeretné tenni és a beszámítandó összeg mezőbe írja be az összeget.

Bejövő bizonylat végszámla rögzítés beszámítandó összeg kiválasztása más összeggel

Lehetőség van több előlegszámla rész és teljes beszámítására is.

Bejövő bizonylat végszámla rögzítés beszámítandó több összeg kiválasztása

Kevesebb összeg megadható, mint az adott előlegszámla összege, de túlegyenlíteni nem lehetséges.

A bejövő számla rögzítésre kattintva mentésre kerül a végszámla és a Bejövő bizonylatok közé kerül.

2) PDF (JPG, TIFF) feltöltéssel dolgozik.

A Feltöltött fájlok menübe lehetősége van PDF, JPG, TIFF kiterjesztésű bizonylatokat feltölteni. (ennek leírását itt találja)

Bejövő bizonylat előlegszámla PDF rögzítése_a

A feltöltés után az előlegszámlát bejövő bizonylatok közé menti el a rendszer.

Bejövő bizonylat előlegszámla PDF rögzítése bejövő bizonylatokba menti

A következő lépés, hogy a kiegyenlítést rögzítse, melyet a Szerkesztés gombra kattintással ér el:

Bejövő bizonylat előlegszámla PDF kiegyenlítés rögzítése

Legördít a Kiegyenlítések részhez és beírja a kiegyenlítés dátumát és összegét:

Bejövő bizonylat előlegszámla PDF kiegyenlítés rögzítése beírása

A kiegyenlítés rögzítése után a program visszatér a Bejövő bizonylatok menüig.

A végszámla beérkezésekor azt a Feltöltött fájlok menübe szintén feltölti,

Bejövő bizonylat végszámla PDF rögzítés felötlött filieból_a

majd berögzíti a megfelelő Számlatömb kiválasztásával.

Bejövő bizonylat végszámla PDF rögzítés feltöltött fileból szlatömb választással

Amint kiválasztotta a számlatömböt a program a Partnerhez “hozzá keresi”a már kiegyenlített előlegszámlákat és felajánl egy olyan összegűt, mely egyezik a végszámla bruttó összegével.

Bejövő bizonylat végszámla PDF rögzítés feltöltött fileból beszámítandó összeg hozzáadása_a

Ha megfelel a program által adott javaslat, akkor a Bejövő számla rögzítésre kell kattintani és a végszámla mentésre kerül. Ha nem akkor a fenti 1) pontban leírtak szerint lehet eljárni; azaz törölni a javasolt beszámítandó összeget és kiválasztani, mely előlegszámlát/előlegszámlákat szeretné felhasználni.

Kevesebb összeg megadható, mint az adott előlegszámla összege, de túlegyenlíteni nem lehetséges.

3) manuális rögzítéssel dolgozik

A Bejövő bizonylatok közé lehetőség van kézi rögzítéssel is bejövő előlegszámlát és végszámlát rögzíteni.

Az előlegszámla berögzítése után a kiegyenlítést ebben az esetben is rá kell vezetni az előlegszámlára.

Ha beérkezett a végszámla, akkor  a megfelelő számlatömb kiválasztását követően a program felajánlja, hogy a végszámla mely előlegszámlához köthető.

Az eljárás innen ugyanaz, mint a fenti két esetben.

Fontos!

Ha bármely fenti 3 eset során az előlegszámla nem kerül kiegyenlítésre, akkor a végszámla rögzítésekor a számlatömb kiválasztását követően a beszámítható előlegszámlákat nem ajánlja fel a rendszer beszámításra.

Ha nem talál a program összeg szerint előlegszámlát, melyet beszámíthatna:

Ha nem talál a rendszer olyan beszámítható előlegszámlát, (pl: mert pontosan ilyen összegű előlegszámla nincs, vagy nincs kiegyenlítve még az előlegszámla) melyet a végszámlába fel tudna használni, abban az esetben a számla tételben egy “Előleg beszámítás” tételt fog látni,

Bejövő bizonylat előlegszámlából végszámla de nem talál előlegszámlát a

és alatta a beszámítható előlegszámlákat.

Bejövő bizonylat előlegszámlából végszámla az adott előlegszámlákból lehet keresni

Ebben az esetben a tétel sorból ki kell törölni “x” jelre kattintva az “Előleg beszámítás” sorát, majd az alatt lévő beszámítható előlegszámlákból ki kell választani, hogy melyik számlá(k)ból és mennyit szeretne felhasználni.

Bejövő bizonylat előlegszámlából végszámla az adott előlegszámlákból beírom amit akarok hasznánlni

Bejövő számla rögzítés gombra kattintva mentésre kerülnek az adatok és visszatér a program a Bejövő bizonylatok menüpontba.

Bejövő bizonylat előlegszámlából végszámla meg van az előlegszla lezártuk vissza bejövő menübe innen szerkesztés gombra katt

A Bejövő bizonylatok/Szerkesztés/Szerkesztés gombra kattintva a bizonylat módosítható.